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Le calcul des heures de travail des salariés peut s'avérer être une tâche compliquée, il existe d'innombrables règles relatives aux heures de travail des salariés.
La loi Travail établie un cadre général et applicable à tous les salariés en France, celui ci peut être précisé par une convention collective.
Dans cet article vous trouverez des informations relatives à ces règlementations, ainsi qu'une présentation des outils indispensables pour comptabiliser les heures de travail de vos salariés.
Que comprend la durée légale de travail ?
La durée légale hebdomadaire pour un salarié à temps complet est fixée à 35 heures. Ce seuil peut varier selon le secteur d'activité, il existe des exceptions, mais il s'agit d'une référence générale au delà de laquelle les heures de travail doivent être majorées et comptabilisées comme des heures supplémentaires.
Le temps de travail effectif : Définition
Le temps de travail effectif des salariés comprend les temps au cours desquels le salarié doit être disponible pour l'employeur et se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer à ses occupations personnelles. Le temps de travail effectif doit comprendre ces trois critères indissociables.
Le temps de travail effectif
Certaines actions autres que le travail de l'employé peuvent aussi être considérées comme du temps de travail effectif, les modalités sont fixées généralement par une convention d'entreprise.
Les temps d'habillage et de déshabillage
Si l'entreprise exige une tenue de travail obligatoire, le temps d'habillage et de déshabillage doit être comptabilisé et faire l'objet d'une compensation.
C'est le cas lorsque :
La tenue est obligatoire par la loi, la convention d'entreprise, le règlement intérieur ou par le contrat du salarié.
Le temps d'habillage et de déshabillage sont fait sur le lieu de travail.
L'employeur offre une compensation sous forme de repos ou sous une forme financière. Ces temps d'habillage et de déshabillage peuvent être considérés comme du temps de travail effectif.
Les heures d'astreintes
Les heures d'astreinte sont des heures de travail définie durant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail, doit rester disponible pour intervenir rapidement dans le cadre de ses missions.
Lorsque le salarié intervient pour son travail, les heures sont comptabilisées, il s'agit d'un temps de travail effectif.
Les heures durant lesquelles le salarié n'est pas encore en intervention sont valorisées à travers une compensation financière ou du temps de repos.
Les heures d'équivalences
Les heures d'équivalences sont une forme de calcul des heures de travail, spécifique à certains secteurs. En voici sa définition selon l'Article L3121-13 du Code du Travail :
Le régime d'équivalence constitue un mode spécifique de détermination du temps de travail effectif et de sa rémunération pour des professions et des emplois déterminés comportant des périodes d'inaction.
Un salarié soumis aux heures d'équivalences aura une durée légale de travail hebdomadaire plus élevée que 35 heures.
Quand le salarié soumis aux équivalences, dans le cadre de ses heures de travail, dépasse le seuil hebdomadaire, ses heures sont comptabilisées comme des heures supplémentaires.
Les heures ne faisant pas partie du temps de travail effectif
Il existe des temps que les salariés consacrent pour l'entreprise mais qui ne sont généralement pas comptabilisées comme du temps de travail effectif. C'est le cas des heures de restauration, des temps de pauses et de trajet.
Il existe des exceptions selon les entreprises, pouvant décider de rémunérer certaines heures ne faisant normalement pas partie du temps de travail effectif.
Les temps de restauration et de pauses
La pause méridienne
Les heures de restauration et de pauses ne répondent pas à du temps de travail effectif puisque les trois critères qui définissent le temps de travail effectif ne sont pas cumulés, ces temps ne rentrent pas en compte dans le calcul des heures de travail. Une convention d'entreprise peut décider de rémunérer le temps de la pause déjeuner.
Dans le cas où le salarié aurait à rester disponible pour son travail ou pour son employeur durant sa pause déjeuner, une compensation serait obligatoire.
Les temps de pauses
Le temps de pause est généralement d'une durée assez courte, durant laquelle l'employé n'est plus sous la directive de son employeur, il utilise ce temps librement (en allant boire un café, téléphoner etc..), ces temps ne sont pas considérés comme des temps de travail.
La réglementation spécifie que l'employé doit avoir au minimum 20 minutes de pause consécutives dès lors qu'il atteint les 6 heures quotidienne de travail. La pause est accordée à l'issue de ces heures de travail ou en avance, lorsque ces heures de travail ne sont pas terminées.
Les temps de trajet
Les temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail ne comptent pas comme du temps de travail effectif, l'employeur n'est donc pas tenu de rémunérer ces temps.
En revanche, si le temps du trajet dépasse le temps habituel (déplacements professionnels sur d'autres sites, formations professionnelles obligatoire..), l'employé doit recevoir une compensation financière ou un repos compensatoire.
Quelles sont les heures de travail majorées ?
Une bonne connaissance des règles pour le calcul des heures de travail permet d'effectuer correctement les salaires, comptabiliser les heures effectives, les congés...
Parmi toutes ces heures relatives au travail des employés il y a les heures supplémentaires et autres heures majorées. Celles ci ont la particularité d'être surveillées de près par la loi et par les employés qui veulent que leur engagement durant ces heures de travail soit bien valorisé.
Les heures supplémentaires
Les heures supplémentaires ont un seuil maximal fixé à 48 heures hebdomadaire au delà duquel aucune heure de travail ne peut être obligatoire, sauf circonstances exceptionnelles.
Si les heures maximales de travail doivent être dépassées, l'employeur doit obtenir une autorisation du directeur régional de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités, il s'agit d'une mesure exceptionnelle soumise à certaines conditions, précisées par le code du travail.
La demande d'heures supplémentaires qui dépassent les 48 heures hebdomadaire maximales ont un seuil à 60 heures de travail par semaine.
Les heures supplémentaires donnent droit à des compensations financières, la majoration dépend des conventions collectives. Le taux minimum de majoration des heures supplémentaires est de10%.
Les heures de nuit
Les heures de travail de nuit sont comprises au plus tôt à 21h, au plus tard à 7h. Les heures de nuit peuvent varier entre ces extrémités.
Ces horaires sont soumis à différentes règlementations qu'il convient de connaître pour mettre en place les heures de travail de nuit des salariés, il faut se référer aux obligations d'ordre public ou dans certains cas aux règles fixées par une convention d'entreprise.
Un travail de nuit offre au salarié un repos compensatoire rémunéré, cette disposition est obligatoire et d'ordre public. Les heures de travail de nuit peuvent également donner lieu à une compensation salariale définie par une convention collective.
Les heures du dimanche
Le travail sur les heures du dimanche est soumis à une règle importante ; le salarié ne peut excéder 6 jours de travail consécutifs, doit avoir au minimum un jour de repos par semaine. Le code du travail souligne le fait que ce jour est idéalement le dimanche, dans l'intérêt du salarié.
Certains secteurs d'activités doivent répondre à une forte demande, nécessitant le travail des salariés durant les heures du dimanche.
Les dérogations pour ces dispositions de travail sur les heures du dimanche sont très variées, et les compensations salariales sont différentes d'une situation à une autre.
Afin de connaitre la compensation salariale définie par son entreprise, il faut se référer à la convention collective de celle ci qui conditionne les majorations et primes de salaire pour valoriser les heures de travail du dimanche.
Lorsque le salarié effectue des heures de travail le dimanche, cela lui offre droit à un repos compensatoire et peut également être valorisé par une compensation financière.
Quelques exemples des compensations pour les heures de travail du dimanche :
Par dérogation préfectorale, la majoration pour les heures de travail du dimanche sont définies par un accord collectif ou par décision de l'employeur, elle doit être au moins du double du salaire perçu normalement pour des heures de travail équivalentes.
Par dérogation du maire pour des commerces non alimentaires, la majoration représente le double du salaire normalement perçu pour une durée équivalente de travail.
Pour le cas d'une dérogation liée à un commerce de détail alimentaire, lorsque le commerce dépasse une surface de 400 m², les salariés ont une compensation financière d'au moins 30 % par rapport au salaire habituel pour les mêmes heures de travail.
Les outils pour une gestion optimisée des heures de travail des salariés
La gestion des heures des salariés est une tâche qui peut être chronophage si l'entreprise n'est pas équipée de bons outils de gestion des temps de travail.
Il existe aujourd'hui des solutions conçues spécialement dans le but de faciliter et automatiser la gestion des heures de travail des salariés.
Privilégier une solution de pointages électronique
Afin d'être certain d'effectuer un suivi fiable des heures de travail des salariés, l'idéal est d'opter pour une pointeuse électronique. Obtenir une pointeuse horaire est un investissement, si vous avez une petite entreprise il existe des solutions de pointeuses pour PME.
Choisir une pointeuse horaire permet une sauvegarde sûre des données des pointages.
Contrairement à un relevé des horaires de travail des salariés effectué à la main, laissant trop souvent place aux approximations, la pointeuse horaire permet de calculer avec exactitude les heures de travail des salariés, les heures de pause, les heures supplémentaires, les heures de nuit et autres heures de travail majorées.
Plus besoin de surveiller les heures de travail des salariés, la pointeuse horaire est bénéfique autant pour l'employeur en terme d'organisation et de suivi, que pour les salariés qui n'en sont que plus confiant. C'est pour les employés une preuve de leurs heures de travail et de la bonne comptabilisation de leurs heures majorées.
Acheter une pointeuse horaire aura une répercussion sur la gestion des heures de travail des salariés. Il est donc important de bien choisir sa pointeuse horaire.
Choisir un bon logiciel de gestion des temps
Attention aux logiciels limités et compliqués d'utilisation
Il faut veiller à ce que le logiciel ne soit pas trop limité en terme de calcul des heures de travail. Un logiciel limité oblige à compléter le travail du logiciel par des calculs supplémentaires à effectuer manuellement, investir de l'argent dans une solution de gestion des heures de travail pour avoir un travail supplémentaire paraît alors peu judicieux.
Un logiciel trop compliqué, pas assez ergonomique, vous fera perdre du temps. Imaginez devoir appeler le service client dès que vous avez la moindre manipulation ou modification à effectuer. Le logiciel de gestion des heures de travail doit vous faire gagner du temps.
Choisir un logiciel de gestion des temps complet et intuitif
Le logiciel de gestion des temps doit être à la fois intuitif et complet pour pouvoir répondre à vos besoins de calculs des heures de travail des salariés. Il doit être paramétrable facilement et à volonté. Une entreprise peut être amenée à évoluer et changer dans le fonctionnement du calcul des heures de travail des salariés, les besoins dans le temps présent ne seront peut être pas ceux de demain.
Par exemple, ajouter, modifier ou supprimer un salarié doit pouvoir se faire en quelques clics.
Le logiciel de gestion des heures de travail doit vous permettre d'exporter rapidement les données des heures de travail des salariés. Il est toujours apprécié par les salariés d'avoir un compte rendu mensuel des heures de travail et heures supplémentaires effectuées.
Pour des raisons pratiques, mais aussi légales, vous devez garder une trace des heures de travail de vos salariés, et cela pour une durée minimum de 5 ans. Votre logiciel de gestion des temps vous permet de sauvegarder de façon sécurisée les heures de travail des salariés.