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Législation autour de la pointeuse au travail

Dernière mise à jour : sept. 28


Vous souhaitez installer une pointeuse horaire dans votre entreprise? Avant de passer à l'acte, il convient de se renseigner au sujet des formalités administratives et législatives encadrant la mise en place et l'utilisation d'une badgeuse de temps de travail ainsi que du logiciel de gestion associé. Voici un guide regroupant les aspects majeurs autour de la mise en place d'une solution de pointage.


1- Une pointeuse est elle obligatoire?


L'employeur est tenu par la loi française de documenter les heures de travail des salarié(e)s lorsque ceux-ci ne travaillent pas selon un même horaire collectif. Ces documents doivent également contenir les repos compensatoires ainsi que leur prise effective.

L'article L3171-2 ne donne cependant aucune indication sur le moyen à employer pour le décompte de ces heures de travail.


Une information à noter est que la cour de justice de l'Union Européenne a déclaré par arrêt le 14 Mai 2019 que seul un système de pointage serait adapté à une gestion des heures de travail. Il est donc tout à fait possible qu'en France, la législation puisse évoluer à l'avenir.



2- Quelles formalités à réaliser avant l'installation?


Avant l'acquisition et la mise en place d'une solution de pointage, il convient de

  • Consultation des représentants du personnel (CSE). Avant toute installation, les représentants du personnel doivent être consultés. Il s'agit non seulement d'une obligation, mais aussi d'un échange de bons procédés. En effet, un système de gestion des temps n'est pas un simple outil de contrôle. Il s'agit d'un système assurant transparence et impartialité dans la comptabilisation du temps de travail. La consultation des représentants du personnel, assure une mise en place conforme aux conventions en vigueur dans l'entreprise.

  • Informer les salariés. Il est absolument nécessaire d'informer chaque salarié de la mise en place d'un système de collecte des heures. La CNIL indique un certain nombre d'éléments à communiquer aux salariés avant la mise en place du système de pointage. Parmi ces éléments: Les finalités poursuivies avec la mise en place de la pointeuse, la base légale de la mise en place, la durée de conservation des données etc... Une liste détaillée de ces informations peut-être trouvée ici.

  • Mettre à jour votre registre de traitement des données. Depuis Mai 2018 et la mise en place de la Règlementation Générale sur Protection des Données (RGPD), une déclaration individuelle d'installation de pointeuse auprès de la CNIL n'est plus nécessaire . Toute entreprise se doit cependant de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données. Ce registre doit également comporter les éléments relatifs au traitement des heures de travail issus d'une pointeuse horaire.


Ces aspects peuvent vous aider à choisir le système de pointage le plus adapté aux besoins de votre entreprise.



3- S'assurer de la conformité du traitement des données

  • Sécuriser l'accès aux données à caractère personnel Les données doivent être stockée de manière sécurisée afin d'éviter des accès de personnes non autorisées.

  • Gérer les accès Un accès par mot de passe peut être un bon moyen afin de sécuriser l'accès à des données personnelles. Le logiciel de gestion des temps Timy-Soft 2.0 permet la mise en place d'un tel accès par mot de passe. La nomination d'un administrateur de la gestion des temps ayant lui/elle seul(e) accès au heures de travail est également recommandable.

  • Assurer les droits relatifs aux données à caractère personnel Tout salarié a un droit de consultation de rectification et d'oubli de ses données personnelles. Ainsi, sur demande, l'administrateur/trice du système de gestion doit être en mesure de pouvoir assurer ces droits.


Ce qu'il faut retenir


Il convient donc de manière générale de consulter et d'informer les salarié(e)s avant la mise en place d'une pointeuse horaire. Après la mise en place, il est nécessaire de limiter l'accès aux données grâce à la sécurisation des données et à la nomination d'une personne responsable de l'administration. Finalement, il est nécessaire d'assurer les droits d'accès, de rectification et d'oubli.


OBTENIR UN DEVIS POUR UNE POINTEUSE : CLIQUEZ ICI




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