A quoi sert la pointeuse ?
Une pointeuse sert à récolter les temps de travail des collaborateurs. Le système de pointeuse permet au dirigeant de l'entreprise, ou au service des ressources humaines, une gestion plus efficace et plus fiable de la paie et des horaires des salariés.
Comment fonctionne la pointeuse ?
Le salarié, généralement identifié par un badge, vient pointer sur la badgeuse lors de son arrivée au travail et de son départ. Certaines pointeuses permettent également de faire pointer les pauses repas ou autre pauses prises durant le temps de travail du salarié. La pointeuse enregistre tous les pointages et celles-ci sont ensuite transférées à un logiciel de suivi des temps, généralement vendu avec la pointeuse badgeuse. Le logiciel permet le suivi des temps de travail des salariés et facilite la gestion de la paie pour la comptabilité.
C'est le logiciel de suivi des temps qui calcul les heures pointées par les employés. Suivant le logiciel choisi, les possibilités peuvent être basiques (heures de travail pointées, temps de présence total) ou plus complexes (calcul des majorations, des heures de nuit, déduction des pauses, règles de calcul qui diffèrent d'un salarié à un autre, compteur de solde, gestion des absences, etc...).
Les différentes catégories de pointeuses existantes :
La pointeuse mécanique :
Cette pointeuse est la plus ancienne solution de pointage, les salariés poinçonnent à l'aide d'une
fiche de pointage sur laquelle s'inscrit l'heure et la date par un système d'horlogerie interne.
Cette pointeuse est très simple d'utilisation puisqu'elle ne nécessite pas de compétences techniques pour l'installation, cependant le traitement des pointages est assez limité puisque seules les entrées et sorties seront renseignées sur chaque fiche, ce qui oblige le service des ressources humaines et la comptabilité a effectuer des calculs des horaires manuellement pour évaluer les temps de présence des employés.
Le prix de ces pointeuses est souvent attractif pour les petites entreprises, c'est un produit conseillé seulement pour un petit effectif.
La pointeuse numérique :
Sur ce type de badgeuse, les employés doivent généralement pointer sur le lecteur de l'appareil avec un badge RFID de type carte ou porte-clés. La pointeuse numérique est dotée d'un écran et d'un lecteur de carte qui enregistre la date et l'heure du pointage.
L'identification du salarié avec son badge RFID se fait directement sur un logiciel de suivi des temps.
La pointeuse badgeuse numérique est une solution plus évoluée et plus complète en termes de gestion des horaires des employés. Celle-ci représente un gain de temps considérable, la pointeuse badgeuse envoie les données des pointages directement par Wifi ou câble Ethernet à un logiciel de suivi des temps. Certaines pointeuses badgeuses connectées sont même utilisées pour les sites distants.
Plus besoin d'effectuer des calculs manuellement, si le logiciel de traitement des données sur lequel la pointeuse badgeuse transfert les pointages est assez complet, celui-ci devrait être en mesure d'automatiser tous les calculs pouvant exister au sein d'une entreprise (heures supplémentaires, heure de nuit, du dimanche, jours fériés, gestion des absences, solde des heures et congés, etc...). Certaines pointeuses badgeuses affichent même sur l'écran des informations pour le salarié (date et heure, pointages, solde horaire, etc...).
La pointeuse à clé USB :
La pointeuse pointeuse à clé USB représente un bon compromis pour une entreprise avec un effectif réduit car son prix est généralement moins élevé qu'une pointeuse numérique. Cette badgeuse peut s'avérer également très pratique pour les structures sans accès internet.
Tout comme la pointeuse badgeuse numérique, le pointage sur cet appareil se fait par un badge RFID sur le lecteur de l'appareil et les pointages sont récoltés à l'aide d'une clé USB.
La récupération des pointages nécessite néanmoins un déplacement vers la pointeuse, idéale si la pointeuse n'est pas trop loin du bureau où le logiciel est installé.
Les pointages, une fois dans la clé USB, sont à transférer dans un logiciel de suivi des temps qui effectuera le traitement des horaires de façon automatisé, tout comme pour la pointeuse badgeuse numérique.
La pointeuse Mobile :
Il s'agit généralement d'une application pour que les employés puissent pointer directement depuis leur mobile, c'est un pointage virtuel. Les données sont ensuite traitées dans un logiciel de suivi des temps.
Ce produit est une solution pour les salariés souvent en déplacement ou en télétravail et qui ne peuvent pas pointer sur un appareil physique.
Certaines applications sont également installable sur un poste informatique pour pouvoir effectuer un pointage virtuel depuis le poste de travail du salarié. C'est une solution souvent utilisée pour les salariés cadres ou le personnel de bureau.
L'inconvénient de ce type de pointage réside dans le fait que les employés peuvent "pointer" librement, quand ils le souhaitent puisque l'accès à la pointeuse est directement sur leur mobile. Les données de pointage et temps de présence peuvent être donc moins fiables qu'avec une pointeuse physique installé sur le lieu de travail.
La pointeuse biométrique :
Il existe différents types de pointage par biométrie, parmi elles : le pointage par reconnaissance faciale, pointage par empreinte digitale ou encore, le pointage par contour de la main.
Un système biométrique signifie que les données personnelles "physiques" des employés doivent être récoltées pour l'identification.
C'est un procédé qui est autorisé pour certaines entreprises ayant besoin d'installer un système de contrôle d'accès, pour un accès strictement limité à certains employés. Cependant, pour un simple suivi des horaires de travail, la CNIL considère le pointage par biométrie comme étant disproportionné par rapport à l'usage. Une entreprise n'a pas besoin de récolter les empreintes de ses employés pour un simple suivi de présence.
En France, l'usage d'une pointeuse biométrique est donc strictement interdit.
La pointeuse Photo :
La pointeuse biométrique, à reconnaissance faciale ou par empreinte, étant interdite en France, certains fournisseurs de pointeuse proposent une pointeuse photo, cette badgeuse contourne l'interdiction d'un système biométrique.
Le salarié doit alors pointer avec un badge RFID et la pointeuse prend ensuite une photo du salarié pour que l'identification du salarié soit vérifiée.
Cette pointeuse badgeuse présente également un problème vis à vis des données personnelles et des droits des salariés, la CNIL a mis en demeure plusieurs entreprises usant de ces méthodes pour un simple suivi des temps.
Certains fournisseurs n'hésitent pas à proposer et vendre ce type de produit, mettant en péril l'activité de l'entreprise le jour d'un contrôle par l'inspection du travail.
Comment choisir une pointeuse ?
Chaque pointeuse peut servir selon les critères propre à votre secteur d'activité : il faut prendre en compte la taille de la structure, la configuration de l'entreprise, le nombre d'utilisateurs ou de sites à équiper, les besoins en termes de calcul des heures et le prix que vous souhaitez mettre dans la pointeuse badgeuse.
Avez - vous besoin d'une pointeuse basique avec simplement les entrées et sorties des salariés ? Ou bien avez vous besoin d'un outil plus complet, offrant un calcul des horaires de travail suivant différents types de contrats ?
Il existe beaucoup de catégories de pointeuse sur le marché, choisir une pointeuse est un sujet particulièrement vaste et large, cela va dépendre de multiples critères, le plus simple pour choisir une pointeuse est de demander conseil auprès d'une société spécialisée. N'hésitez donc pas à demander une démo avant de prendre votre décision. Vous pourrez ainsi comparer et évaluer quel produit vous convient le mieux.
Si vous souhaitez vous renseigner par vous même nous avons rédigé deux articles complets sur le sujet pour aider les entreprises à choisir la bonne solution de pointage :
guide d'achat d'une pointeuse (avec comparatif de prix).