Le guide pratique a consulter avant l'achat d'une badgeuse.
Aujourd’hui, nous allons nous efforcer de vous donner toutes les clés pour bien choisir votre pointeuse badgeuse en suivant les étapes ci-dessous. Pour information: uniquement les appareils numériques (et non les versions mécaniques) seront traitées dans cet article.
Comment clarifier ses propres exigences (De quoi ai-je besoin)?
Se faire une idée de ce que propose le marché des pointeuses
Vérifier que la solution retenue corresponde bien à vos exigences de départ.
Ne tardons pas plus et allons y !
ÉTAPE 1: DE QUOI AI-JE BESOIN?
Il vous suffit de taper le mot « pointeuse » dans votre moteur de recherche et vous allez très vite comprendre que le nombre de solutions différentes et de fournisseurs est très conséquent. Il devient alors facile de se perdre dans ce nuage d’offres. Parmi toutes ces offres, vous allez également trouver quelques guides d'achat, comme par exemple celui de AideoChoix.
Avant de vous attarder sur les offres disponibles, il est avant tout primordial de vous concentrer sur vos propres exigences. Qu’est ce que je veux et de quoi ai-je besoin ? Une fois que vous aurez répondu à cette question, l’offre de systèmes de gestion des temps vous paraîtra beaucoup plus claire.
Afin d’établir correctement ses exigences, il est sensé de procéder en deux étapes : - Quelles sont mes exigences envers la pointeuse horaire elle-même ? - Quelles sont mes exigences envers le logiciel de gestion horaire. ?
En règle générale, on a tendance à beaucoup plus se concentrer sur la pointeuse elle-même. Il s’avère cependant que le logiciel que vous utiliserez régulièrement et tout aussi important (voire même plus).
LA POINTEUSE BADGEUSE:
Avant de passer aux exigences de votre société envers un système, il convient de se renseigner sur le modalités RGPD (Règlementation Générale de la Protection des Données). En effet, l'appareil et son logiciel traiteront des données personnelles. Il est donc recommandable de s'informer au sujet des modalités auprès de la CNIL. Vous trouverez un très bon guide pratique de la CNIL ici: La RGPD et la pointeuse.
Procédons donc par ordre et commençons par l'appareil lui-même.
Afin de vous guider, vous pouvez trouver une série de questions dans le tableau ci-dessous. Ce tableau n'a pas vocation à être exhaustif, mais il vous permettra de faire un premier "déblayage" dans toutes les offres disponibles.
Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous devriez avoir une première direction vers laquelle vous orienter pour l'achat de votre pointeuse digitale. Vous saurez si vous avez besoin d'une solution mobile ou non (fonctionnement sur piles ou sur secteur), comment vous souhaitez connecter la badgeuse avec le logiciel (c'est-à-dire comment récupérer les données) et comment vous souhaitez que les salariés s'identifient sur l'appareil.
Passons maintenant aux exigences du logiciel de gestion de la pointeuse horaire.
LE LOGICIEL DE GESTION:
Comme indiqué précédemment, l'importance du logiciel d'exploitation de la badgeuse est souvent sous estimée. C'est pourtant un élément clé de votre système complet et il conviendra de le choisir avec attention.
Avant de rentrer dans les détails de vos besoins de gestion, il est important de vous familiariser avec les règlementations concernant l'enregistrement des temps de travail. Le code du travail est vaste et les conventions collectives peuvent ajouter un niveau de complexité au règlementations.
Maître Nathalie Lallier, avocate à Caen, propose un article intéressant et complet concernant les obligations de l'employeur au sujet de l'enregistrement des temps de travail.
Tout comme pour la machine, il est important de bien réfléchir à ses propres exigences avant de se lancer dans l'acquisition de matériel. Si vous ne consacrez pas assez d'efforts à vos exigences, vous risquez de vous retrouvez avec un matériel qui ne sera pas adapté à vos besoins. Il n'en résultera que frustration, perte de temps et d'argent.
En termes de logiciel, le marché est tout aussi vaste que pour les pointeuses horaires elles mêmes. Vous trouverez des offres à très bas prix avec des fonctionnalités de base tout comme des offres à des tarifs très élevés (plusieurs milliers d'euros) avec des fonctionnalités très avancées.
Il n'y a ici pas de bonne ou de mauvaise situation (pour citer Edouard Baer), chaque solution aura une justification et répondra à certains besoins. Il est juste important pour vous que la solution retenue convienne bien à VOS besoins.
Consacrons nous donc sans plus attendre aux différentes possibilités des logiciels.
Afin d'établir une liste la plus exhaustive possible de vos exigences, il est nécessaire de clairement formuler la raison pour laquelle vous souhaitez mettre en place une pointeuse horaire. En règle générale, on peut distinguer deux grandes catégories de raisons.
JE SOUHAITE INSTALLER UNE POINTEUSE HORAIRE DANS UN BUT D'INFORMATION ET/OU DE CONTRÔLE UNIQUEMENT.
Si vous vous trouvez dans ce cas, très souvent un logiciel simple d'installation et d'utilisation suffira probablement à satisfaire vos exigences. Ici, les logiciels vous donnent souvent accès aux pointages des salariés, au total travaillé sur la journée, sur la semaine et sur la période sélectionnée. La plupart du temps vous pouvez également procéder à des modifications manuelles (si le/la salarié(e) aurait oublié de pointer), ainsi qu'à la saisie d'absences justifiées (congé payé, maladie, formation etc...)
Ce type de résultat provenant du logiciel peut-être tout à fait adapté à vos besoins si vous recherchez un système de pointeuse horaire rapidement installé et pris en main
Ci-dessous, vous trouverez un exemple de la feuille de temps de base exportée à partir du logiciel de gestion de badgeuse Timy-Soft.
JE SOUHAITE INSTALLER UNE POINTEUSE HORAIRE AFIN DE FACILITER LA GESTION DU TEMPS, DES PLANNINGS OU DES PAIES.
Peut-être êtes vous plus à la recherche d'un système vous permettant de traiter les données de temps de travail en amont de la paie afin de faciliter la saisie de celle-ci. Si vous êtes dans ce cas, il est très important de bien définir les données que le logiciel de gestion de la pointeuse horaire devra vous fournir à la fin de chaque mois afin de faciliter le traitement des paies. Le nombre de possibilités de paramétrage est infini et il convient de prendre son temps afin de proprement établir ses besoins.
Voici quelques exemples de données dont pourrait avoir besoin votre comptable afin de réaliser la paie des salariés:
Heures supplémentaires
Sur quelle base souhaitez vous calculer les heures supplémentaires?
Si vous devez calculer des heures supplémentaires, il est primordial de bien saisir comment vous souhaitez les comptabiliser. En règle générale, on comptabilise les heures supplémentaires sur une base hebdomadaire (par exemple 35h/jour) ou sur une base journalière (par exemple 7h/jour).
Les heures supplémentaires sont elles récupérables?
Si le/la salarié(e) travaille sur une base de 7h/jour, chaque jour ou il/elle travaillera plus de 7h, son compte épargne temps sera crédité du nombre d'heures en question. Il faut alors se poser la question si ces heures peuvent être récupérées en jours compensatoires ou si ces heures seront forcément rémunérées. Ceci est une question importante afin de correctement pouvoir paramétrer les compteurs du logiciel de gestion.
Heures de nuit
Voici un point que l'on a souvent tendance à oublié. Peut-être que vos salarié(e)s travaillent parfois de nuit. Si tel est le cas, il peut-être judicieux de comptabiliser ces heures dans un compteur séparé afin de pouvoir facilement les saisir lors de la paie sans avoir à les re-calculer à la main. Ici il est important de vous renseigner sur le fonctionnement de la pointeuse horaire et de son logiciel. Pas toutes les machines sont capables de correctement gérer le chevauchement de minuit.
Qu'est-ce-que le chevauchement de minuit? Cela est très simple: Si une personne badge sont entrée le 15 décembre à 19h et sa sortie le 16 décembre à 1h30 du matin, il est important que le système de pointeuse horaire comprenne bien que le pointage du 16 est une sortie de la veille et non une entrée du lendemain.
Heures du dimanche
Au même titre que les heures nuits, il es possible que vos salarié(e)s travaillent également le dimanche. Afin de correctement pouvoir traiter le temps travaillé les dimanches, il peut-être intéressant de mettre en place un compteur des heures pointées les dimanches. Attention: Posez vous ensuite bien la question de comment vous souhaitez traiter les heures travaillées le dimanche ET de nuit...souhaitez vous doublement majorer ces heures? Uniquement les comptabiliser comme des heures de nuit ou uniquement comme des heures du dimanche.
Etc.....
Les possibilités de gestion des temps étant infinies, il est impossible d'établir une liste exhaustive de tous les calculs imaginables. Il est cependant primordial que vous établissiez une liste la plus complète possible de vos exigences envers votre futur système de pointeuse horaire. Les fournisseurs de solution feront de leur mieux afin de comprendre votre besoin. Ils essayeront par le biais de questions ciblées de comprendre vos besoins. Ils ne peuvent cependant pas deviner vos exigences présentes et futures :-)
Voici un exemple (parmi des milliers) d'une feuille de temps de complexité moyenne générée par le logiciel Timy-Soft.
Cette feuille regroupe entre autres:
Les pointages issus de la badgeuse
La liste de absences (congé payé, maladie etc...)
Une déduction forfaitaire de pause. Ici les salarié(e)s ne badgent pas toutes les pauses. Certaines sont automatiquement décomptées par le logiciel.
Un compteur d'heures supplémentaires sur une base hebdomadaire de 35h
Les réponses à toutes ces questions affinerons de plus en plus votre besoin réel et éliminerons de plus en plus de solutions disponibles sur le marché.
Un point important lors de l'élaboration de la liste de vos exigences est de prendre en considération le temps d'apprentissage et de prise en main qui sera forcément nécessaire après la mise en place du système. Il faut être réaliste de ce point de vue: Aucun système ne s'utilisera tout de suite, tout seul sans aucune forme de période de prise en main. Tout nouveau logiciel, nouveau système demandera une période d'apprentissage.
Ce qu'il faut toutefois garder en mémoire est que plus le système de pointeuse horaire que vous sélectionnerez sera complexe, plus l'apprentissage sera long et plus vous devrez investir d'efforts dans la prise en main. Le mieux est parfois l’ennemi du bien.
Ce qui nous amène à l'étape suivante...
ÉTAPE 2: SE FAIRE UNE IDEE DE CE QUE PROPOSE LE MARCHE
Maintenant que vos exigences sont un peu plus claires, il convient de faire un petit travail de recherche. Comment? Le plus simple est de directement faire une recherche sur Internet. Vous allez tomber sur un nombre considérable d'offres très variables en terme de fonctionnalités, de technologies et de tarifs.
Il est très difficile de donner un ordre de grandeur de tarif pour un système de pointeuse horaire complet. Nous avons cependant essayé de synthétiser des données collectées au fil de plusieurs mois et années afin de vous aider à vous situer dans la nébuleuse des offres.
Le tableau ci-dessous essaye de donner une indication de tarif pour un système comprenant:
Une badgeuse standard (à badges et non biométrique)
Un logiciel de gestion associé à la pointeuse
Une dizaine de badges
ATTENTION: Ce tableau n'est qu'une indication basée sur notre expérience. Vous allez très probablement trouver des systèmes sur le marché qui ne correspondent pas à ce tableau. Certains systèmes plus économiques auront plus de fonctionnalités qu'indiqué dans le tableau et d'autres plus onéreux ne possèderont pas toutes les caractéristiques indiquées ci-dessous.
Grâce à vos recherches sur Internet, aux conversations que vous allez avoir avec les commerciaux des différents fournisseurs et de différents devis qui vous serons fournis vous allez pouvoir faire votre choix de système. La chose la plus importante reste cependant:
ÉTAPE 3: VÉRIFIEZ QUE LA SOLUTION RETENUE CORRESPONDE BIEN A VOS EXIGENCES DE DÉPART.
Une fois que vous pensez avoir identifié une solution de pointeuse badgeuse adaptée à vos besoins, n'hésitez pas à prendre votre temps pour comparer ses caractéristiques avec vos exigences de départ auxquelles vous avez consacré beaucoup de temps. Les points très importants à vérifier sont:
La solution retenue est-elle en accord avec le cadre légal (porter une attention particulière aux système de pointeuse horaire biométriques)
La solution retenue convient elle à mes besoins d'installation? (Intérieur ou extérieur, connectivité, nombre de salariés pouvant être traités etc....)
Le logiciel calcule-t-il bien toutes les données dont j'ai besoin afin de réaliser la paie de manière plus efficace.
CONCLUSION
Nous y voici donc. Vous êtes sur le point de pouvoir acquérir votre système de pointeuse horaire sereinement.
Prenez votre temps afin de bien cerner les exigences que vous aurez envers votre future pointeuse badgeuse. Le plus simple pour cela est de séparer vos exigences envers l'appareil lui-même et celles envers le logiciel de gestion. Pensez à utiliser les méthodes citées dans ce guide afin de faciliter la formalisation de vos exigences.
Une fois votre liste des exigence claire et établie, passez à une recherche sur Internet afin de vous faire une première idée des offres disponibles sur le marché. Ne vous laissez pas surprendre par les très fortes variations de prix. Ces derniers varieront de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros. Servez vous de notre tableau indicatif de tarifs afin de vous faire une première idée des prix à attendre en fonction de vos exigences.
Finalement, contactez les fournisseurs que vous aurez retenus afin de clarifier vos questions, de vérifier que le produit corresponde bien à vos exigences et que le tarif soit en adéquation avec votre budget.
Nous espérons que ce guide vous aidera à faire votre choix plus facilement et sereinement. Si vous avez apprécié son contenu, merci de nous le faire savoir en cliquant sur le cœur ci-dessous.
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