Le logiciel de pointage est un outil incontournable pour la bonne gestion des temps des salariés en entreprise : le suivi des heures de travail des salariés, le traitement de la paie, la fiabilité des données de pointage. Les raisons d'investir dans un logiciel de gestion des temps sont nombreuses et il existe tout autant de logiciels de gestion des temps disponibles sur le marché. Afin de vous aider à trouver le logiciel de pointage idéal, nous avons décidé de réunir les principaux éléments qui font d'un logiciel de pointage un réel atout pour l'entreprise !
Les fonctions principales d'un logiciel de gestion des temps en entreprise
Avant d'acheter un logiciel de pointage, vous vous demandez en quoi cela sera utile à l'entreprise, ou dans quelle mesure le logiciel vous permettra de gagner du temps et de la productivité en entreprise. Voici quelques éléments des fonctions incontournables d'un logiciel de pointage qui vous permettront de mieux comprendre les avantages d'un système de gestion des temps.
La gestion des temps des salariés :
Un logiciel de pointage permet une gestion automatisée des heures de travail des salariés.
Le logiciel de gestion des temps permet de visualiser :
Les heures effectives des salariés : par simple pointage d'entrée et sortie.
Les pauses et absences : le logiciel de pointage permet d'automatiser la gestion des pauses des salariés en déduisant un temps de pause au delà d'un certains nombre d'heures de travail, ou par un simple pointage effectué par les salariés.
Les heures majorées des salariés : Le logiciel de gestion des temps génère un récapitulatif de toutes les heures majorées des salariés.
Éditer des rapports pour le traitement des données de pointage :
L'une des fonctionnalités les plus utiles est l'exportation des données de pointage du logiciel. Il est donc important de vérifier que l'édition des fiches de pointage corresponde bien à vos attentes. L'exportation doit être claire et précise, avec toutes les informations pour visualiser en détail les pointages des salariés. Certains logiciels de pointage ont plusieurs possibilités d'exportation.
Pourquoi l'exportation des données de pointage est un élément si important ?
Pour le traitement de la paie : les données de pointage sont nécessaires au traitement de la paie (heures effectives, heures supplémentaires, absences...).
Effectuer un suivi des heures de travail des salariés : les fiches de pointage vous permettent de mieux gérer les temps de travail des salariés et éventuellement d'optimiser les horaires, les plannings, les heures supplémentaires, etc...
Donner un exemplaire des données de pointage aux salariés avec leur fiche de paie.
Les capacités de stockage du logiciel :
Enfin, un logiciel de gestion des temps est aussi pratique pour garder une trace fiable des données de pointage des salariés :
L'entreprise doit garder une trace des pointages des salariés durant minimum 5 ans. (voir l'article sur le site de la CNIL).
En cas de litige, avoir une trace des données de pointage des salariés peut s'avérer utile, autant pour l'employeur que pour l'employé.
Définissez les besoins de votre entreprise avant d'investir dans le logiciel de gestion des temps
Il est important d'opter pour une solution de pointage adaptée à votre entreprise, définissez vos besoins avant de passer à l'achat. Prenez donc en compte :
La taille de votre entreprise (un site ? plusieurs ? des sites distants ?)
Le nombre de salariés (certains logiciels sont limités en termes de nombre de salariés)
Les spécificités de votre secteur (les salariés sont à horaires fixes ou variables ? des heures de nuit ? des cadres aux forfaits jours ?)
Ce que vous attendez de votre logiciel de pointage (contrôler les horaires de vos salariés de manière simple ? Effectuer des exports pour analyser et optimiser la gestion des temps ? Faciliter la gestion de la paie en automatisant les données de pointage ?)
La solution de pointage la plus adaptée à votre entreprise
Quelles questions se poser avant de choisir son logiciel de pointage ?
Le logiciel de gestion des temps est il facile à utiliser ?
Le logiciel de pointage doit être pratique et doit faire gagner du temps dans la gestion des heures des salariés. Un logiciel complet, capable de calculer une infinité de paramétrages ne doit pas signifier que l'utilisation doit être compliquée ! Privilégiez un logiciel ergonomique et intuitif pour une gestion claire des données de pointage.
Quelles sont les possibilités d'exportation du logiciel ?
Parmi les fonctions du logiciel de pointage, l'exportation des données est un élément essentiel. Vous pouvez demander à visualiser les modèles d'exports avant de choisir votre logiciel de gestion des temps afin de voir s'il répond bien à vos attentes. Est-ce que les informations sont bien détaillées ? Est-ce visuellement facile à lire ? Est-ce que l'exportation depuis le logiciel de pointage est simple ?
Combien de salariés le logiciel peut il traiter ?
Faites attention aux logiciels qui sont limités en termes de nombre de salariés, votre entreprise peut être amenée à s'agrandir, le logiciel dans lequel vous aurez investit doit pouvoir suivre votre effectif. Certains logiciels seront bloqués à partir d'un certain nombre de salariés et vous serez forcé d'acheter un nouveau logiciel ou de payer des frais supplémentaires pour que le logiciel puisse gérer plus de salariés. Dans les deux cas, cette solution est couteuse et va vous demander du temps.
Quelles sont les capacités de stockage des données du logiciel de pointage ?
Le stockage des données des heures de travail des salariés est obligatoire en entreprise, en cas de contrôle lors de l'inspection du travail, vous devez pouvoir fournir facilement toutes les données de pointage de vos salariés et justifier des heures effectuées soumises à des règlementations relatives au code du travail.
Le logiciel de pointage peut également vous servir en cas de litige avec l'un de vos employés, les données du logiciel sont une preuve incontestable !
Afin d'être bien au point concernant les règlementations, n'hésitez pas à consulter notre article dédié au calcul des heures de travail des salariés.
Les possibilités de calcul du logiciel sont elles adaptées au fonctionnement de mon entreprise et des heures des salariés ?
Il est important que le logiciel de pointage soit en mesure d'apporter toutes les données dont vous avez besoin. Vérifiez les différents éléments essentiels pour la gestion des heures de travail et posez vous les bonnes questions !
Le logiciel différencie - t - il les règles de calcul par rapport aux profils des salariés ?
Est-il possible d'avoir la différence entre les heures théoriques et les heures effectives des salariés ?
Est-il possible d'automatiser, dans le logiciel, les temps de pauses des salariés ? de repas ?
Le logiciel est-il limité dans la gestion des entrées et sorties journalières ?
La gestion des absences dans le logiciel est-elle simple ?
Le rapatriement des données de pointage du logiciel est il simple et rapide ?
Est-il possible d'effectuer des exports de pointage rapidement ? Sous quel format ?
Les éléments à prendre en considération avant de choisir
Prenez le temps de bien choisir car l'intérêt d'opter pour un bon logiciel de gestion des temps réside dans le fait de pouvoir automatiser le plus possible la gestion des heures de travail des salariés, de façon à ne pas perdre trop de temps dans des opérations à effectuer manuellement.
Pour opérer un choix cohérent dans votre investissement, intéressez vous à ces 3 points :
Le rapport qualité / prix
Un logiciel de gestion des temps performant ne veut pas dire qu'il doit être hors de prix ! En revanche, si vous souhaitez bénéficier d'un produit bien conçu, sur lequel une entreprise travail pour l'améliorer et par lequel vous aurez un suivi pour de l'assistance, privilégiez une solution avec une entreprise spécialisée dans ces produits qui saura vous aider dans votre démarche de recherche et vous assister en cas de besoin lors de l'utilisation.
Les fonctionnalités du logiciel de pointage
Un logiciel complet est la clé pour réellement gagner dans votre investissement. Si vous choisissez un logiciel limité, vous allez devoir compléter le travail par des calculs supplémentaires et des manipulations manuelles. Ce sera peut être un logiciel moins cher, mais un logiciel moins rentable également.
L'ergonomie du logiciel
Chercher pendant des heures comment trouver une fonction sur votre logiciel de pointage, c'est encore une fois une perte de temps. Votre logiciel de pointage est là pour optimiser votre temps ! Pensez également que dans une entreprise, les équipes peuvent être amenées à changer et le salarié chargé de s'occuper du logiciel va devoir comprendre rapidement les fonctionnalités pour pouvoir prendre le logiciel de pointage en main.
Il est important de prendre en compte les éléments pratiques du logiciel de gestion des temps, parallèlement aux spécificités de votre entreprise et des heures de vos salariés.