Vous souhaitez installer une pointeuse horaire dans votre entreprise ?
Avant de passer à l'acte, plusieurs formalités administratives et législatives encadrant la mise en place et l'utilisation d'une badgeuse de temps de travail ainsi que du logiciel de gestion sont à connaître.
Voici un guide regroupant les aspects majeurs autour de la mise en place d'une solution de pointage.
La pointeuse horaire est elle obligatoire ?
L'employeur est tenu par la loi française de documenter les heures de travail des salariés lorsque ceux-ci ne travaillent pas selon un même horaire collectif.
Ces documents doivent également contenir les repos compensatoires ainsi que leur prise effective.
L'article L3171-2 ne donne cependant aucune indication sur le moyen à employer pour le décompte de ces heures de travail.
Une information à noter est que la cour de justice de l'Union Européenne a déclaré par arrêt le 14 Mai 2019 que seul un système de pointage serait adapté à une gestion des heures de travail.
L'installation d'une pointeuse n'est donc pas obligatoire, mais cela pourrait être amené à évoluer car ce système est tout de même recommandé pour fiabiliser la gestion des temps de travail en entreprise.
Les étapes pour l'installation
d'une pointeuse :
Pour installer une pointeuse horaire en entreprise, il faut au préalable respecter quelques étapes pour être en conformité avec la loi.
Les règlementations ne sont évidemment pas toujours les mêmes selon la taille de l'entreprise et l'activité exercée. Les TPE ou PME n'auront évidemment pas les mêmes contraintes qu'une grande entreprise.
La raison est simple, le volume de données récoltées, la complexité de celles-ci et les risques de sécurité ne seront pas comparables.
1. Informer les salariés :
Il est absolument nécessaire d'informer chaque salarié de la mise en place d'un système de collecte des heures. La CNIL indique un certain nombre d'éléments à communiquer aux salariés avant la mise en place du système de pointage.
Parmi ces éléments: Les finalités poursuivies avec la mise en place de la pointeuse, la base légale de la mise en place, la durée de conservation des données etc...
Une liste détaillée de ces informations peut-être trouvée ici.
2. Mettre à jour votre registre de traitement des données :
Depuis Mai 2018 et la mise en place de la Règlementation Générale sur Protection des Données (RGPD), une déclaration individuelle d'installation de pointeuse auprès de la CNIL n'est plus nécessaire.
Toute entreprise se doit cependant de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données. Ce registre doit également comporter les éléments relatifs au traitement des heures de travail issus d'une pointeuse horaire.
il s'agit d'un document à remplir (téléchargez un modèle par ce lien), présentant les informations importantes en lien avec l'installation du système.
3. Veiller à la sécurité de votre structure informatique :
Qui dit système de pointage dit récolte de données personnelles, il est obligatoire de veiller à la sécurité vis à vis de l'accès aux données ainsi que de se prémunir de tout acte potentiellement malveillant (piratage, falsification des données, divulgation des données, etc...)
Si vous souhaitez plus de détails concernant cette partie, n'hésitez pas à consulter cet article qui y est dédié : Suivi des temps de travail en entreprise : que dit le RGPD ?
Ces aspects peuvent vous aider à choisir le système de pointage le plus adapté aux besoins de votre entreprise.
S'assurer de la conformité de
traitement des données :
Sécuriser l'accès aux données à caractère personnel :
Les données doivent être stockées de manière sécurisée afin d'éviter des accès aux personnes non autorisées.
Les données personnelles des salariés, relatives à l'identification, les heures de travail ou motif d'absence, ne doivent être lisibles que par des personnes habilitées à consulter ces informations : comme par exemple le personnel RH, le personnel du service de la comptabilité, ou tout autre personnel habilité à voir ces informations.
Gérer les accès :
Un accès par mot de passe peut être un bon moyen de sécuriser l'accès à des données personnelles, de pointage et de motif d'absence.
Le logiciel de gestion des temps Timy-Soft permet la mise en place d'un tel accès par mot de passe. La nomination d'un administrateur de la gestion des temps ayant lui/elle seul(e) accès au heures de travail est également recommandable.
Assurer les droits relatifs aux données à caractère personnel :
Tout salarié a un droit de consultation, de rectification et d'oubli de ses données personnelles. Ainsi, sur demande, l'administrateur/trice du système de gestion doit être en mesure de pouvoir assurer ces droits.
La conformité du système de pointage :
Le logiciel de gestion des temps :
Le logiciel de gestion des temps doit répondre à quelques critères pour être conforme à ce qui est demandé par la CNIL et le RGPD.
Bien qu'il soit nécessaire de pouvoir modifier ou ajouter manuellement des horaires, par exemple en cas d'oubli de pointage ou d'absence, il est obligatoire que toute modification ou ajout de pointage soit traçable par un historique et visuellement mis en évidence pour les ajouts de pointage manuels.
Les données dans le logiciel se doivent d'être traçables et infalsifiables.
Les données de pointage du logiciel doivent être facilement exportables afin d'être présentées en cas de contrôle des services de l'inspection du travail.
Le décompte des heures et absences des salariés sera demandé en cas de contrôle. Il faut pouvoir fournir ces informations rapidement.
La pointeuse horaire :
Les pointages par badge, par mobile ou virtuel sont les seuls autorisés pour un simple suivi des horaires de travail.
Attention aux systèmes de pointage par biométrie qui, pour le suivi des temps, sont tout simplement interdit en France.
Le pointage par badge avec prise d'une photo de l'employé a été plusieurs fois réprimandé par la CNIL par des mises en demeure à l'encontre des entreprises qui mettent ce type de système en place.
L'article 5 du RGPD précise d'ailleurs que les données personnelles récoltées par l'entreprise doivent être adéquates, pertinentes et limitées au strict nécessaire quant à sa finalité. C'est le principe de minimisation des données.
Dans le cadre d'un simple suivi des temps, la CNIL préconise d'utiliser les éléments suivants : Nom, Prénom, Matricule et éventuellement le grade et le poste du salarié au sein de l'entreprise.
Combien de temps doit-on garder les données des salariés ?
Il faut différencier plusieurs catégories de données concernant la gestion des temps en entreprise :
Les données personnelles concernant l'identification des salariés : Nom, Prénom, Matricule :
- Temps de conservation maximum autorisé : 5 ans après le départ de l'entreprise du salarié.
Les données de pointage : heures de travail pointées, heures supplémentaires, etc... :
- Temps de conservation maximum autorisé : 5 ans, que le salarié soit toujours actif ou non dans l'entreprise.
Les données relatives aux absences : les motifs d'absences, congés payés, maladie, etc... :
- Temps de conservation maximum autorisé : 5 ans également. La CNIL précise pour les motifs d'absences, que cela dépend aussi de dispositions législatives contraires.
Ce qu'il faut retenir
Il faut consulter et informer les salariés avant la mise en place d'une pointeuse horaire. Il est nécessaire d'assurer les droits d'accès, de rectification et d'oubli.
Après la mise en place, il est nécessaire de limiter l'accès aux données grâce à la sécurisation des données et à la nomination d'une personne responsable de l'administration.
Enfin, bien se renseigner sur le système de pointage est primordial pour s'assurer une bonne conformité vis à vis du code du travail, du RGPD et de la CNIL.