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La pointeuse horaire est un outil qui suscite débat en entreprise, souvent perçue comme un moyen pour l'employeur de surveiller ses salariés. Cela était peut être le cas à une certaine époque, maintenant bien révolue !
En réalité, aujourd'hui la pointeuse horaire est un atout considérable pour assurer une bonne gestion des heures de travail mais aussi des congés des salariés en entreprise et beaucoup d'autres fonctionnalités sur lesquelles nous reviendront dans cet article.
La pointeuse horaire permet d'automatiser certaines tâches pouvant être particulièrement complexes et rébarbatives à effectuer manuellement.
Pourquoi est-il important de faire pointer ses salariés en entreprise ?
Le pointage en entreprise est une façon très efficace d'assurer à ses collaborateurs que leurs heures sont bien prises en compte sans erreur. Par ce système, les salariés savent en toute transparence, comment leurs heures de travail sont décomptées et ont par la même occasion la possibilité de vérifier par une preuve fiable la bonne gestion de leur paie.
Ces aspects sont aussi vrais pour l'employeur ! Faire pointer ses salariés et obtenir une feuille de temps fiable c'est un moyen de pouvoir être serein dans la bonne gestion des temps de son entreprise.
Pour rappel, en cas de visite de l'inspection du travail, un employeur doit obligatoirement être en capacité de fournir des documents attestant des heures de travail effectués par les employés.
Ces documents doivent contenir les heures journalières avec les temps de pauses, les heures hebdomadaire, le nombre d'heures supplémentaires effectué, les astreintes (si l'entreprise est concernée), les congés, les prises de RTT ou les repos compensateurs.
La pointeuse horaire est-elle obligatoire ?
Pour un employeur, tenir un compte rendu fiable et détaillé, contenant tous les éléments obligatoires pour le suivi des temps de travail des salariés est un exercice particulièrement complexe lorsque cette gestion n'est pas automatisée.
Il faut prendre en compte divers éléments : l'évolution de la loi et du code du travail, les particularités des conventions collectives, accords de branches ou d'entreprises, les différents types de contrats ou statuts des salariés.
Toutes ces variables doivent être prises en compte pour la gestion des heures de travail et des absences.
L'employeur, s'il peut fournir ces éléments, est libre de choisir le système qu'il souhaite pour la récolte de ces données (dans la limite du respect de la RGPD fixant les contours sur la protection des données personnelles des salariés).
Pour ces raisons, la CNIL préconise l'utilisation d'un système de pointeuse et d'un logiciel de gestion des temps pour une automatisation et pour une fiabilité des données.
Quels sont les avantages et inconvénients d'une pointeuse horaire en entreprise ?
Les avantages d'une pointeuse horaire :
Utiliser une pointeuse horaire avec un logiciel de gestion des temps présente de nombreux avantages autant pour les salariés que pour l'employeur. En voici quelques exemples :
Pour les employés :
Instaurer un climat de confiance entre les employés : tout le monde est logé à la même enseigne.
Les employés savent que la gestion des temps de travail est fiable : leurs heures seront bien prises en compte avec tous les avantages qui vont avec (repos compensateur, heures supplémentaires, etc...)
Les temps de pauses sont obligatoirement respectés avec un système de gestion des temps.
Ce type de système permet à l'employé une gestion de ses propres heures puisqu'il peut suivre son total d'heures de travail effectué : soit directement sur une interface logicielle, soit par un rapport des données de pointage exportés et donné avec la fiche de paie.
Pour l'employeur :
Fiabiliser la récolte des données de pointage pour établir une fiche de paie juste.
Suivre les temps de travail des salariés en temps réel.
Automatiser la gestion des pauses, des heures supplémentaires, absences, et tout autres éléments pouvant prendre un temps considérable.
Pouvoir récolter et identifier en un clic les anomalies : retards, absences...
Et pour conclure : gagner du temps !
Les inconvénients d'un système de pointeuse :
Installer un système de gestion des temps est incontestablement un atout pour l'entreprise, cependant, il faut également faire attention à certains éléments : la législation, la RGPD, les droits des salariés, les éventuels frais engendrés, etc...
La législation autour de la pointeuse horaire : installer une pointeuse en tenant compte de ce que dit la loi. Il faudra donc se renseigner au préalable. Certains systèmes sont même interdits en France, c'est le cas notamment des systèmes de pointage par biométrie (empreinte digitale, reconnaissance faciale, etc...).
Les étapes à respecter pour installer une pointeuse horaire entre la décision d'achat et l'installation finale.
Penser aux frais supplémentaires qu'il peut avoir avec le système : possibilité de formation, d'assistance technique.
Comment fonctionne le calcul des heures de travail avec une pointeuse horaire ?
Il existe différentes solutions pour pointer, généralement la plus simple est le pointage par badge ou directement sur un logiciel.
Les pointages des salariés sont ensuite récolté par un logiciel de gestion des temps, le rapatriement peut se faire de plusieurs façons selon le type d'appareil et de logiciel. Dans le logiciel, tous les pointages et les heures de travail sont calculés afin d'effectuer un rapport sur le temps de travail des salariés. Les calculs peuvent être très variés selon l'entreprise, les conventions collectives, les types de contrats, etc...
De manière générale, le calcul le plus basique va consister en un rapport des heures de travail journalier, hebdomadaire et mensuel ainsi que les temps de pauses et les absences. A cela, les logiciels de gestion des temps permettent d'ajouter des calculs plus approfondis, cela dépend évidemment du niveau de complexité que le logiciel est capable d'offrir : calcul des heures supplémentaires, heures de nuit, solde modulable, annualisation, paniers repas, etc...
Lorsque l'employeur choisi son système de gestion des temps, il faut qu'il détermine avec les différents prestataires ses besoins en termes de fonctionnalité.
Finalement, plus que l'appareil de pointage en lui-même, c'est généralement le logiciel qui offre le plus de fonctionnalités. Il est donc important de bien se pencher sur son interface, son utilisation, ses limites, etc, afin de bien choisir son logiciel de gestion des temps.
Comment mettre en place une pointeuse horaire dans son entreprise ?
Depuis le 25 mai 2018 (date d'entrée en vigueur du RGPD), il n'est plus nécessaire de déclarer son système de pointage à la CNIL.
Il existe cependant des étapes à respecter pour installer son système de gestion des temps de manière conforme.
À noter ! Les étapes varient évidemment selon la taille de l'entreprise, le nombre de salarié et le niveau de complexité des fonctionnalités qui sera accordé au système.
Effectuer un registre des activités de traitement : cette étape consiste à remplir un registre à l'écrit (et à garder impérativement) consistant à préciser les informations qui seront traitées par le système et ses utilisations diverses.
Informer tous les salariés ! Cette étape est très importante car selon comment elle est menée, elle va véritablement déterminer la manière dont le système sera accueilli par les collaborateurs. Il faut les informer des données qui seront récoltées, pourquoi, comment et quelles en seront les traitements. Il faut les informer sur leur droit vis à vis de ces données et du temps de conservation de celles-ci.
Sécuriser le système : autre étape primordiale pour pouvoir récolter les données personnelles des salariés, leurs heures de travail, leurs congés, etc, tout cela en veillant à la sécurité des données. Il faut mettre en place un système fiable, mais aussi le sécuriser avec une infrastructure informatique bien protégée (mot de passe, anti-virus, etc...).
À noter ! La sécurisation du système doit être à la hauteur des données personnelles récoltées. C'est pour cela, que la préconisation du RGPD dans le cadre d'un simple système de gestion des temps est de récolter le minimum de données possibles (nom, prénom, matricule du salarié, numéro du badge, éventuellement un métier).
En prenant soin de ne pas prendre trop d'informations personnelles non nécessaires, vous vous assurer de ne pas faire prendre de risques inutiles à la fois pour vos salariés, mais aussi pour l'entreprise.
Quelles sont les différentes pointeuses horaires disponibles sur le marché ?
Il existe beaucoup de systèmes différents sur le marché de la pointeuse horaire. Des pointeuses connectées, non connectées, par logiciel uniquement, par tablette, etc...
Voici une liste (non exhaustive) des systèmes les plus courants :
La pointeuse connectée : ce type de pointeuse horaire communique les données directement à un logiciel de traitement par un réseau Wifi. Il en existe de toute sorte, certaines peuvent même fonctionner sur des sites distants.
La pointeuse non connectée : utilisée généralement pour les ateliers ou usines ou tout autre type d'environnement sans accès internet. La récolte des données se fait généralement par une clé USB directement sur l'appareil avant l'importation dans le logiciel.
La pointeuse par une interface logicielle : depuis une tablette ou un poste informatique, le salarié indique son arrivée et son départ directement depuis son espace dans le logiciel.
La pointeuse Mobile : là encore, il s'agit d'un pointage virtuel opéré depuis un portable directement. Utilisé généralement pour les salariés en déplacement.
La pointeuse biométrique : ces pointeuses enregistrent le pointage en utilisant une donnée biométrique du salarié (empreinte digitale, reconnaissance faciale, etc...). Ce type de pointeuse horaire est tout simplement interdit en France ! Il s'agit d'une récolte de données personnelles disproportionnée au regard de l'utilisation pour un simple suivi des temps de travail.
Pointeuse horaire : quels sont les prix sur le marché ?
Le marché de la pointeuse horaire est vaste, comme vous aurez pu le constater, les systèmes sont multiples et les différences de tarifs peuvent être significatives.
L'offre s'étale du système de gestion des temps le plus rudimentaire, sans assistance technique, sans suivi client au système le plus complet et abouti avec un suivi tout au long de l'installation et de l'utilisation.
Étant nous-même fournisseur de solution de gestion des temps, nous conseillons toujours évidemment (que ce soit par nos services ou non) de passer par une entreprise spécialisée dans le domaine de la gestion des temps.
Des systèmes à moins de 500€ :
Les systèmes de pointage les moins chers seront inférieurs à 500€. Pour ce prix là, les fonctionnalités seront assez limitées. Cela peut être suffisant pour une entreprise souhaitant simplement un visuel sur les heures d'entrées et de sorties, sans possibilité d'exportation des données.
Pour ce tarif, il ne faudra cependant par s'attendre à une quelconque assistance ou garantie, ni à des formations ou autres prestations.
Des systèmes milieu de gamme, entre 500 à 1500 € :
Les systèmes compris dans le milieu de gamme sont généralement entre 500 à 1500 € (système seul, sans prestations). Dans cette gamme de prix, vous vous situez généralement chez des fournisseurs spécialisés, l'avantage étant qu'ils peuvent vous conseiller et vous guider sur ce qui sera le plus pertinent pour vous. Les logiciels compris dans ces tarifs peuvent être très complets pour une gestion des temps et des absences.
Vous pourrez automatiser le maximum de calcul et de traitement de données par ces systèmes et créer des exports pour le traitement de la paie.
Ce type de pointeuse horaire est généralement proposé avec des prestations supplémentaires (formations, conseils, assistance technique, etc...). Le jour où un problème survient, vous ne serez pas seul !
Tarifs compris entre 1500 à 5000€ :
La fourchette de prix ici est assez importante, dans la fourchette basse, vous pourrez vous attendre à des fonctionnalités relativement similaires au milieu de gamme avec en plus des fonctionnalités complémentaires (demande de congé en ligne, système de messagerie par logiciel, consultation du solde directement sur la pointeuse pour les salariés, etc...).
Dans la fourchette haute, nous retrouvons les pointeuses pour les systèmes les plus complets, généralement ce sont des systèmes qui offrent tous les éléments précédemment indiqués avec en plus une intégration directe des données dans un logiciel de paie.
Pour les tarifs dans la fourchette haute, voir au dessus de 5000 €, l'intégration du logiciel et l'installation de tous le système se fera par le fournisseur (ou un prestataire).
Tarifs avec abonnement :
Lorsqu'il y a un abonnement pour l'utilisation d'un logiciel, le tarif est souvent très variable, calculés généralement en fonction des fonctionnalités souhaitées (basiques, moyennes, poussées) et du nombre "d'utilisateur". Il est donc compliqué de déterminé un tarif ou même une fourchette de prix pour ces systèmes.
Pour ces pointeuses horaires, il faut compter le tarif de la pointeuse elle-même, éventuellement des badges qui vont avec (sauf s'il s'agit d'un pointage sur un écran tactile) et le tarif de l'abonnement pour l'utilisation du logiciel.
L'intérêt tarifaire pour ce type de système va donc dépendre de votre structure et des fonctionnalités que vous souhaitez. Une chose est néanmoins à prendre en compte, avec ces systèmes, toute évolution (plus de salariés, plus de sites, plus de fonctionnalités nécessaires au niveau logiciel) augmentera le prix de votre abonnement.