Parfois, en tant que salarié, employeur ou même indépendant, vous souhaitez garder le compte des heures effectuées dans un tableau d'heures de travail. Il peut s'agir d'une alternative à une badgeuse digitale couplée à un logiciel si les exigences ne sont pas trop complexes et si une saisie manuelle des horaires est envisageable. Mettre en place un tel tableau peut cependant être une tâche fastidieuse.....il faut réfléchir à la mise en page, aux formules, aux format de heures etc...on peut rapidement perdre plusieurs heures juste pour mettre en place un tel tableau d'horaires.
Mais pas de panique....nous avons ce qu'il vous faut! En fin de page vous trouverez un lien de téléchargement gratuit et sans inscription vers un tableau Excel pour calculer vos heures de travail (comprenant un calculateur d'heures supplémentaires avec modulation). Voici comment utiliser ce tableau:
2 - Ouvrir le fichier avec Excel (ou un autre tableur du type OpenOffice ou LibreOffice). Une feuille d'horaires semblable à celle ci dessous devrait alors s'afficher:
3 - Renseigner les heures de travail.
Rien de plus facile que cela: Les colonnes B à K sont réservée à la saisie des horaires de travail que la personne a effectués. Dans le tableau d'horaires proposé, il est possible de saisir jusqu'à 10 horaires par jour. Cela représente donc une entrée en début ainsi qu'une sortie en fin de journée, avec un maximum de 4 pauses dans la journée. Pour la majeure partie des applications, cela devrait suffire.
- Sélectionner la cellule correspondante afin de saisir un horaire
- Saisir l'horaire au format hh:mm. Il est important de respecter ce format d'heure afin que l'horaire soit correctement pris en compte. Ainsi, 8h35 du matin est à saisir sous la forme 08:35
- Le temps de travail sur la journée est ensuite automatiquement calculé dans la colonne L.
Mais comment renseigner des horaires de nuit?
Excellente question. En effet, il peut arriver que la personne travaille sur 2 jours.
Par exemple:
La personne débute son service le 09/03/2021 à 19:00 et finira de travailler le 10/03/2021 à 01:00. Ce type de situation est prévu dans ce tableau de calcul de temps de travail. Une petite gymnastique est cependant nécessaire. Pour l'horaire de 19:00, aucun problème: Il suffit de saisir 19:00 dans la ligne du 09/03/2021. Pour l'horaire de sortie, il suffit ensuite de comptabiliser les 24h de la journée du 09/03/2021 en plus de l'heure que l'on souhaite saisir. Ainsi pour une fin à 1h du matin le 10/03/2021, il faut saisir 25:00 (soit 24h + 1h) dans la ligne du 09/03/2021. La formule de calcul du temps de travail, prendra automatiquement en compte ce passage au lendemain et comptabilisera bien 6h de temps de travail! Magique...n'est ce pas?
4 - Quid des absences (Maladie, congé payé, formation etc...)?
Le tableau d'horaire Excel permet également de saisir des absences. Ceci est réalisé dans les colonnes M à P. Ces colonnes permettent de saisir un motif d'absence ainsi que la durée équivalente de cette absence. La saisie de la durée est nécessaire afin de ne pas introduire d'erreurs dans la comptabilisation des heures supplémentaires (voir paragraphe suivant). En effet, si une personne est absente pour un motif qui est usuellement rémunéré (par exemple une maladie ou un congé payé), son absence ne doit pas impacter son temps de travail hebdomadaire. Si la personne doit par exemple travailler 35h par semaine (du lundi au dimanche) et qu'elle est absente un jour pour raison de maladie, elle ne pourra atteindre son théorique de 35h sur seulement 4 jours de travail. Il est donc juste de comptabiliser sa journée de maladie comme une journée travaillée. On pourra donc dans l'exemple en question renseigner le motif 'MAL' (pour maladie) ainsi qu'une durée équivalente de 7h de travail. Les temps d'absence seront comptabilisés dans la colonne Q.
Il est également possible qu'une personne soit présente une partie de la journée seulement puis absente le reste de la journée. Ce scénario est également pris en compte comme le montre l'image ci-dessous. En effet les horaires saisis dans le tableau sont bien pris en compte dans la colonne L. La colonne Q prend ensuite en compte aussi bien les horaires de travail que le temps d'absence.
5 - Comment fonctionne le compteur d'heures supplémentaires?
Le compteur d'heures supplémentaires implémenté dans ce tableau d'horaires fonctionne sur une base hebdomadaire. C'est-à-dire qu'il va comparer la somme des heures travaillées pendant une semaine entière et comparer celle-ci avec une durée théorique (par exemple 35h). Ce temps de travail théorique est par défaut réglé sur 35h. Il peut cependant être remplacé par une autre valeur. Si la personne a travaillé plus que ce théorique, le tableau comptabilisera des heures en plus dans le solde d'heures de la personne (colonne U)
Si la personne a travaillé mois de temps que le théorique, le solde d'heures supplémentaire de la colonne U sera diminué de cette valeur.
Le solde permet donc de suivre les heures accumulées de la personne semaine par semaine. Ce solde peut-être positif ou négatif.
L'image ci-dessous illustre le fonctionnement des compteurs d'heures supplémentaires dans ce tableau d'horaires.
Et si je souhaite modifier la valeur du théorique?
Pour modifier la valeur du théorique (ici 35h), il suffit de renseigner une nouvelle valeur dans la cellule S6. La valeur du théorique sera automatiquement remplacée dans l'intégralité du tableau pour toutes les semaines.
Que dit la législation sur le sujet des heures supplémentaires?
En France, la gestion des heures supplémentaires est sujette à des règles définies par la législation et le cas échéant par des accords de branche ou encore des accords d'entreprise. Ils convient donc de s'informer des règles en vigueurs pour votre entreprise. Le tableau d'horaires présenté ici n'est pas forcément adapté à votre domaine d'application. Il peut cependant déjà vous donner une piste de comment mettre en place votre propre tableau 'sur mesure'.
A titre d'informations, voici quelques liens vers des sites internet traitant le sujet législatif des heures supplémentaires:
- Site 'service-public.fr'
- Page de 'LegiSocial' traitant de la modulation des heures supplémentaires
- Article de Josée Pluchet sur le site cadremploi.fr traitant les modes de rémunération des heures supplémentaires
Recevez gratuitement une feuille Excel pour calculer les heures de travail :
Si vous souhaitez automatiser davantage votre gestion des temps de travail, vous pouvez également opter pour une solution de pointeuse horaire avec logiciel associé.