La gestion d'une entreprise exige de se conformer à bon nombre de règles légales définies par le code du travail. Le suivi du temps de travail des salariés doit être fait rigoureusement et peut être soumis à une inspection. La pointeuse horaire peut constituer un véritable allié pour une bonne gestion du temps de travail en entreprise.
Que contrôle l'inspecteur du travail en entreprise ?
Lors d'un contrôle en entreprise, l’inspecteur du travail vérifie la bonne mise en place des règles liées au droit du travail. Celles-ci sont par exemple relatives à la santé, aux contrats de travail, au fonctionnement des IRP (ou instances représentatives du personnel) mais également à la durée de travail des salariés. Cela signifie qu'il est important de tenir une gestion claire et efficace des horaires des employés.
Les employeurs qui ne respecteraient pas les règles en vigueurs encourent des peines suivant la gravité de leur infraction (avertissement, mise en demeure, poursuites pénales).
Il est même obligatoire de tenir certains registres et documents pouvant être consultés à tout moment et librement par l'inspecteur du travail lors d'une visite dans l'entreprise. C’est le cas notamment du suivi du temps de travail des salariés !
Plusieurs critères sont à renseigner à travers les registres de pointage des heures de travail. C'est pour cela qu'investir dans une pointeuse horaire, conçue spécialement pour les besoins de l'entreprise peut être un choix judicieux.
Les avantages d’un système de pointage par une pointeuse horaire :
En tant qu’entreprise il existe des obligations légales dans le suivi du temps de travail des salariés. Dans le suivi du temps de travail, doit figurer :
Les heures effectives de vos salariés
Le respect des temps de pauses
Les heures supplémentaires effectuées
Les astreintes
Les éventuels congés, jours compensateurs ou RTT
Il n'existe pas de règles strictes concernant le support pour le suivi du temps de travail des salariés, celui ci peut être fait sur simple papier ou par un fichier informatique par exemple. Il faut simplement que toutes les informations obligatoires liées aux horaires des salariés soient collectées.
Voici un exemple d’une fiche de suivi du temps de travail que vous pouvez télécharger gratuitement !
La solution la plus viable et la plus simple sera néanmoins l’utilisation d’une pointeuse badgeuse avec un logiciel de gestion des temps adapté aux besoins de votre entreprise.
Investir dans une pointeuse badgeuse vous permet de gagner du temps dans la gestion des données, de sécuriser les données des salariés et leur pointage, de stocker les pointages durant de longues périodes. Il est donc important de bien choisir sa pointeuse horaire.
Une pointeuse horaire vous permettra donc de vous simplifier la tâche, de ne pas vous tromper dans le suivi des horaires mais également de ne pas investir trop de temps dans la gestion des pointages des salariés.
Choisir un logiciel fiable de gestion du temps :
Le pointage des horaires est un élément important à la fois pour l’employeur, les employés et la bonne gestion de l’entreprise. Parallèlement à la pointeuse badgeuse, il est donc important de choisir un logiciel qui soit fiable, clair et fonctionnel dans son utilisation.
FIABILITÉ
Choisissez un logiciel fiable pour pouvoir stocker les données de vos employés. Si le moindre problème devait survenir sur le logiciel ou la pointeuse badgeuse, vous risquez de créer des tensions du côté des employés pour qui le pointage des heures de travail représente une preuve de leur engagement au sein de l’entreprise.
En plus de cela, légalement, le logiciel doit respecter plusieurs critères concernant les données de pointages :
Une traçabilité des modifications : Si vous effectuez des modifications manuelles sur les horaires de travail d’un salarié, cela doit être visible.
Sécurisation des données : Les données des pointages, ainsi que l’identité des salariés enregistrés dans le logiciel doivent être impérativement infalsifiables.
Un stockage fiable des pointages : Vous devez être en mesure de garder les horaires de pointages durant une période minimum de 5 ans.
CLARTÉ
Vous avez tout à gagner en ayant une totale transparence vis-à-vis du temps de travail des employés.
Le pointage représente aussi une preuve pour toutes les parties prenantes de l’entreprise : les heures de travail, heures supplémentaires, heures majorées, pauses, etc... suivant votre mode de fonctionnement et votre secteur d'activité.
Pouvoir joindre aux employés une fiche synthèse de leurs heures avec les fiches de paies instaure également un climat de confiance mutuelle et une entière transparence.
Les employés ne seront donc pas dérangés par l'installation d'une pointeuse horaire, bien au contraire cela peut être rassurant !
FONCTIONNALITÉ
Toute entreprise étant différente, un logiciel pouvant s’adapter aux besoins de chacun est un atout considérable.
En plus des obligations légales à renseigner à travers les pointages, il est important de pouvoir également programmer le logiciel sur mesure car toutes les entreprises n'ont pas les mêmes besoins, fonctionnement, ou problématiques. Cela dépendra du secteur d'activité, du nombre d'employés et de sites ainsi que de la taille même de l'entreprise.
C’est pour cela que votre logiciel se doit d’être un atout et un facilitateur dans la gestion des temps de travail, le logiciel de gestion des temps doit pouvoir vous permettre :
D'accéder de façon simple aux pointages des salariés.
De modifier manuellement et de façon rapide en cas de situations exceptionnelles (congés payés, RTT, formations…)
D'exporter en un clic les données (par exemple sur un fichier Excel)
Ces articles peuvent aussi vous intéresser :