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Guide des congés payés et absences en entreprise


Congés payés


Pourquoi est-il important d'avoir une bonne gestion des congés payés et absences dans son entreprise ?


Avoir une bonne gestion des congés et absences contribue fortement à l'épanouissement et au bien être des salariés dans une entreprise. Un employeur a donc tout intérêt à être juste et transparent dans la gestion des congés et absences de ses collaborateurs.


Faciliter la prise des congés ou absences quand le besoin s'impose c'est aussi permettre au salarié d'être satisfait et de revenir en étant reposé et donc inévitablement plus productif au travail.


Le monde du travail doit aujourd'hui s'adapter à des changements, les salariés aspirent de plus en plus à un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.


Les absences et congés les plus courants :


Il existe différentes catégories d'absences ou de congés dans une entreprise. La façon dont elles sont gérées va dépendre de plusieurs éléments (disposition conventionnelle, secteur d'activité, ancienneté du salarié, type de contrat, etc...).


Voici une petite liste de quelques types de congés et absences, parmi les plus courantes :


Les congés pour maladie


Dès lors qu'un salarié est malade ou qu'il présente des problèmes de santé, il peut prétendre, sur avis d'un médecin, à un arrêt maladie. Les salariés en arrêt maladie touchent une indemnisation journalière versée par l'assurance maladie.


Le montant des indemnités journalières dépend du salaire perçu. Les indemnités sont versées généralement après un délai de carence de 3 jours.


Dans certains cas, sur préconisation d'un professionnel de santé, le salarié peut reprendre son activité professionnelle au sein de l'entreprise à temps partiel. C'est ce qu'on appelle le temps partiel thérapeutique.


RTT (Réduction du temps de travail)


Le RTT s'applique lorsque le salarié dépasse les 35 heures hebdomadaire. Il s'agit d'un dispositif mis en place pour offrir une compensation en temps de repos pour les heures effectuées en plus.

De fait, un salarié qui travaille à 35 heures ne bénéficie pas des RTT.


Les RTT peuvent être pris par journée ou par demi-journée. Un salarié qui travaille 39 heures par semaine aura travaillé 4 heures de plus et se verra accorder une demi-journée de RTT par semaine de travail.


Un accord d'entreprise permet de fixer les modalités (nombre de jours, prise des RTT, cumulation, etc...)


Congés Payés


Quel que soit le type de contrat, tout salarié a droit à des congés payés.

Les salariés bénéficient tous de 2.5 jours ouvrables par mois de travail effectif, à condition d'être resté chez le même employeur.


Certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des jours de congés, dont les congés payés.


Pour une année de travail complète chez le même employeur, cela correspond donc à 5 semaines de congés payés. La période de référence pour la prise en compte des jours de congés est fixée du 1er Juin au 31 mai. Cette période peut varier selon les dispositions conventionnelles ou conventions collectives.


Ces congés payés sont obligatoires et ne peuvent pas être remplacés par une compensation financière, sauf quelques exceptions (contrat rompu, Salarié intérimaire, ...)


Congé parental


Le congé parental peut être demandé par tout employé justifiant d'au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à compter de la date de naissance de l'enfant ou du jour d'arrivée de l'enfant dans le foyer en cas d'adoption.


Ce congé est renouvelable généralement 2 fois pour une durée initiale de 1 an.


Congés pour raisons familiales


La loi met également à disposition des congés pour différents événements rythmant la vie des employés. Parmi elles, les mariages et Pacs, les naissances, les décès, un parent ou enfant malade, etc...


Modalités pour les demandes de congés payés :


Les congés payés peuvent être pris sur toute l'année ou non selon les décisions fixées par les conventions collectives ou accord d'entreprise, ou à défaut, décision de l'employeur.


Dans tous les cas, cette période de prise de congés doit obligatoirement comprendre la période légale comprise entre le 1er mai et le 31 octobre.


Les salariés peuvent généralement poser 4 semaines maximum de congés payés consécutifs, soit 24 jours ouvrables.


Lorsque le salarié souhaite prendre un congé, il doit en informer son employeur. L'employeur a le droit de refuser une demande de congé si les dates ne conviennent pas pour le bon fonctionnement de l'activité de l'entreprise. L'employé doit alors changer ses dates de prise de congés.


Qu'est-ce que le jour de fractionnement ?


Les jours de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires dont le salarié bénéficie lorsqu'il fractionne à différentes périodes de l'année son congé principal (congé principal de 4 semaines).


Lorsqu'un salarié n'a pas entièrement pris son congé principal durant la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre, cela lui permet de bénéficier des jours de fractionnement.


Voici les conditions :

Il faut qu'au 31 octobre, le salarié possède entre 3 à 5 jours du congé principal pour bénéficier de 1 jour de fractionnement. Si le salarié possède 12 jours du congé principal à cette période, il a le droit à 2 jours de fractionnement.


Selon les accords de branche ou accords collectifs, ces jours de fractionnement peuvent être modifiés ou supprimés.


Est-il possible d'imposer des congés payés ? Quelles conditions ?


Nous avons vu précédemment que l'employeur pouvait décider de la période de prise des congés payés en respectant obligatoirement la période légale comprise entre le 1er mai et le 31 octobre.


Dans certains cas, l'employeur peut être amené aussi à imposer des dates de congés à ses salariés ou à modifier les dates choisies par l'employé.


Voici les conditions :


  • L'employeur décide de la fermeture de l'entreprise :

Dans ce cas les salariés sont dans l'obligation de prendre leurs congés payés durant toute la période d'arrêt. L'employeur doit au préalable consulter le CSE (comité social et économique).

Cette période ne peut pas excéder la durée légale de congés payés annuel, sous réserve que l'employeur reverse une indemnité à hauteur de l'indemnité versée pour les congés payés.


  • Décider l'ordre des départs en congés payés :

Lorsque plusieurs salariés souhaitent partir durant une même période. A défaut d'un accord d'entreprise ou d'établissement, c'est à l'employeur qu'il convient de choisir l'ordre des départs.


Les décisions de l'employeur concernant les dates de prises des congés de ses employés comportent des limites. Dans l'intérêt du salarié, si l'employeur souhaite modifier une date de prise de congés ou en imposer, selon l'article L3141-16 du code du travail, il doit prévenir au moins 1 mois avant la date prévue.


A l'inverse, si la modification des dates de congés par l'employeur est trop tardive, le salarié aura le droit de s'opposer à cette décision.


Que se passe - t - il en cas d'arrêt maladie pendant les congés ?


Précisons ici que les périodes d'arrêt maladie ne permettent pas de cumuler les congés payés.

A l'inverse, durant les périodes d'arrêts de travail pour cause d'accident du travail, d'accident de trajet ou maladie professionnelle, les congés payés continuent d'être comptabilisés.


Dans le cas d'un arrêt maladie qui viendrait perturber la prise de congés payés du salarié, il faut distinguer plusieurs cas de figures.


Cas où les congés payés peuvent être reportés :


  • Le salarié a posé ses congés payés et son arrêt maladie survient avant son départ en congé. Dans ce cas, dans l'intérêt du salarié, celui-ci peut reporter sa prise de congés payés à l'issue de sa période d'arrêt maladie.


  • Un arrêt maladie tombe pendant la période de congés payés imposés par l'employeur. Le salarié peut alors reporter sa prise de congés payés sur une autre période.


Cas où les congés payés ne peuvent pas être reportés :


  • L'arrêt maladie du salarié survient pendant la période de congés payés du salarié. Dans ce cas-là, le salarié ne pourra pas reporter sa période de congés payés sur une autre période.


NB : Toutes ces règles et modalités présentées dans cet article sont susceptibles de changer et ne sont pas forcément applicables de la même façon selon les entreprises ou secteurs d'activité.

Il convient donc à chacun de vérifier les spécificités selon les types de contrat, les secteurs d'activité, conventions collectives, accords d'entreprise ou de branche...