Gérer les retards des collaborateurs est souvent un élément compliqué pour les employeurs.
Sujet délicat à aborder, et qui demande certaines qualités managériales, mais aussi une bonne connaissance de ce que dit la loi pour lutter efficacement contre le retard répété au travail, tout en restant juste et mesuré dans la gestion des retards des salariés.
Il faut donc savoir ce qui peut être sanctionné ou non et toutes les conditions qui doivent être réunies avant de se lancer dans des procédures disciplinaires.
1 - Faire preuve d'indulgence : retards rares ou retards excessifs ?
Lorsqu'un employeur est confronté au retard de la part d'un salarié, il faut savoir en mesurer la gravité.
Retards rares et occasionnels :
Dans certains cas, l'employeur peut se montrer indulgent face aux aléas de la vie et convenir qu'il s'agit d'une situation exceptionnelle (circulation difficile, dysfonctionnement des transports, panne de réveil...), si ces événements restent rares il n'est pas forcément nécessaire de commencer avec un avertissement ou une mise en garde.
Il peut être convenu avec le salarié que celui-ci rattrape ses heures à un autre moment de la semaine ou du mois pour être en règle avec ses heures. L'employeur peut également en profiter pour rappeler que le salarié doit avertir obligatoirement tout retard, même si ceux ci sont justifiés et occasionnels.
C'est une occasion pour l'employeur de montrer qu'il sait se montrer indulgent, tout en gardant un œil attentif aux horaires des salariés.
Retards excessifs et répétés sur une longue durée :
Si le retard au travail est répété de façon excessive, l'employeur peut commencer à prendre des mesures.
...Toutefois il faut veiller à ce qu'elles soient bien proportionnées.
L'employeur doit s'assurer que le salarié ait été informé et de manière explicite sur les horaires de l'entreprise. Dans le cas où les salariés ont des horaires collectifs, un affichage des plannings doit être mis en place au sein de l'entreprise pour en informer les salariés.
Dans le cas où les collaborateurs n'ont pas tous les mêmes horaires, ceux ci peuvent être mentionnés dans les contrats.
Un employeur doit obligatoirement informer de façon explicite ses salariés sur leurs horaires, sans quoi il ne pourra pas revendiquer de retard de leur part.
Le retard au travail de l'employé a-t-il une incidence importante sur l'entreprise ?
Une autre façon de relativiser la gravité d'un retard est d'observer objectivement qu'elles en ont été les répercussions sur le reste de l'équipe et leur travail ou sur le bon fonctionnement de l'entreprise.
Le salarié occupe un poste a forte responsabilité ?
... Il paraît évident que son retard aura plus de répercussion.
L'employeur peut dans ce cas rappeler au collaborateur la responsabilité qu'il porte au sein de l'entreprise, les exigences que cela engendre quant à sa ponctualité ainsi que les conséquences néfastes pour l'équipe s'il ne respecte pas correctement ses horaires de travail.
Et parfois... Un simple rappel peut suffire !
2 - Organiser une discussion avec le salarié
L'employeur peut organiser une discussion avec l'employé ayant eu des retards pour lui rappeler les horaires de travail et effectuer une mise en garde orale avant d'écrire une lettre d'avertissement.
La mise en garde orale est obligatoire s'il devait y avoir des sanctions plus graves.
Avant de sanctionner plus gravement :
L'employeur peut demander à son collaborateur de rattraper les heures où ce dernier n'était pas à son poste ou effectuer- une retenue sur salaire à hauteur de son temps de travail manqué.
Cette mise en garde orale est aussi l'occasion :
de confronter le salarié aux conséquences de ses retards sur le travail des autres salariés et sur le fonctionnement de l'entreprise.
de s'appuyer sur les preuves documentées afin de montrer que s'il y a besoin, il peut sanctionner plus gravement.
de rappeler les sanctions que le salarié encourt en continuant avec un tel comportement (avertissement, blâme avec inscription au dossier du salarié, mise à pied, licenciement).
Même s'il est plus compliqué d'attribuer des retards à un cadre au forfait jour, si sa présence au sein de l'entreprise est nécessaire au bon fonctionnement et que ses absences ou arrivées tardives ont des conséquences sur le travail des autres salariés (surcharge de travail, retard sur les projets...), le salarié peut être sanctionné,
... et cela jusqu'au licenciement.
3 - Les sanctions : quelles conditions ? Que dit la loi ?
Les décisions et sanctions prises par l'employeur doivent être justifiées, avec des preuves et des traces des faits qui sont reprochés au salarié.
Les sanctions disciplinaires doivent également être proportionnelles à la gravité des retards et leurs conséquences sur le fonctionnement de l'entreprise. Les sanctions sont soumises à des procédures qu'il faut respecter au regard du code du travail.
Sanction modérée et sans conséquences graves pour l'employé :
La mise en garde orale avec le salarié n'a pas fonctionné et les retards continuent ?
Il faut réagir rapidement et notifier ce manquement aux règles de l'entreprise par un avertissement écrit.
L'avertissement prend la forme d'une lettre (recommandée ou non) qui indique les faits détaillés qui sont reprochés au salarié, conformément à ce que stipule l'article L122-41 du code du travail.
L'avertissement reste une sanction disciplinaire assez modérée et sans réel impact sur le contrat ou la carrière de l'employeur.
Un simple avertissement n'oblige pas l'employeur a convoquer le salarié pour un entretien, en revanche cela reste largement conseillé pour convaincre le salarié de se discipliner.
Une lettre d'avertissement avec entretien aura plus d'impact sur le salarié.
Voici un exemple de lettre qui peut être adressé pour un avertissement :
modèle de lettre d'avertissement pour retard au travail.
Sanctions plus lourdes avec des conséquences sur le contrat et la carrière de l'employé :
Dans le cas où l'employeur voudrait sanctionner plus lourdement, il faut adresser une lettre recommandée au salarié et le convoquer pour un entretien en spécifiant la raison de cet entretien ainsi que la date, l'heure et le lieu de celui ci.
Le salarié doit avoir été prévenu des faits qui lui sont reprochés au maximum 2 mois avant l'envoi de cette lettre.
A l'issue de cet entretien, la sanction retenue par l'employeur doit être prononcée dans un délai de maximum 1 mois et doit être justifiée et détaillée au salarié par une lettre recommandée.
Parmi les sanctions les plus courantes nous pouvons retenir :
licenciement
mise à pied
blâme avec inscription au dossier du salarié.
4 - Prendre des mesures pour contrôler les horaires
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Il est obligatoire pour l'employeur de documenter les horaires des salariés, cette documentation peut être effectuée manuellement ou de façon automatisée, par un système de gestion des temps sur pointeuse horaire par exemple.
Opter pour un système de pointage automatisé comporte plusieurs avantages :
Permet avant tout d'éviter les désaccords autour des retards entre les salariés et l'employeur,
Constitue également une preuve incontestable des heures effectuées par les salariés en entreprise.
Le système de gestion des temps automatisé par pointeuse badgeuse est le plus fiable en cas de litige, pour justifier sans contestation possible les horaires des salariés et les éventuels retards à sanctionner.
Il existe de nombreux autres avantages à installer une pointeuse horaire en entreprise.
Les systèmes de pointage sont multiples, les prix et fonctionnalités sont très variables. Si vous êtes intéressé par une solution de pointage mais que vous ne savez pas encore comment choisir, n'hésitez pas à consulter nos guides :